Sete regras de etiqueta no uso do e-mail corporativo

O Globo

Hoje, o e-mail é, sem dúvida, a forma preferida de comunicação corporativa. Ainda mais com a facilidade de acesso via smartphones, que nos permitem ler e enviar mensagens de qualquer lugar e, ao mesmo tempo, impede que sejamos inconvenientes ao interromper alguém com uma mensagem de texto ou telefonema.

Mas, dizem os especialistas, essa comodidade pode acabar levando as pessoas a cometerem erros embaraçosos que podem ser prejudiciais em uma interação profissional, como, por exemplo, cometer erros de ortografia ao digitar um e-mail em seu telefone ou parecer casual ou profissional demais no tom ou conteúdo da mensagem.

Em seu livro “Os fundamentos da etiqueta empresarial”, a coach de carreira Barbara Pachter descreve as regras de etiqueta a serem seguidas no uso do e-mail corporativo. Em artigo publicado no site Business Insider, a especialista enumera as principais delas. Confira:

Seja direto ao incluir o assunto da mensagem — Muitas pessoas decidem abrir um e-mail com base no assunto descrito, diz Barbara. Segundo ela, exemplos de uma eficaz linha de assunto são: “Data da assembleia mudou” ou “Sugestões para o projeto X”. “Escolha um assunto que permite que os leitores saibam o que você está abordando: suas preocupações ou questões de negócios”, aconselha a coach.

Use um endereço de e-mail profissional — Se você trabalha para uma empresa, deve usar o seu e-mail corporativo, e não o pessoal. Mas, caso você use ocasionalmente uma conta de e-mail pessoal para correspondências relacionadas ao trabalho, ou se você é autônomo, deve ter muito cuidado ao escolher o endereço, diz Barbara. É fundamental que você tenha um endereço que transmita o seu nome para que o destinatário saiba exatamente quem está enviando a mensagem. Nunca use endereços que não sejam apropriados ao meio corporativo ou lembrem apelidos do tempo da adolescência, tais como “diva@…” ou “babygirl@…”.

Pense duas vezes antes de clicar “responder a todos” — Ninguém quer ler mensagens enviadas ao mesmo tempo para mais de 20 pessoas quando não tem nada a ver com o assunto tratado. As pessoas poderiam simplesmente ignorar tais e-mails, mas, em alguns casos, ficam recebendo notificações em seus smartphones ou mensagens de pop-ups que ficam piscando na tela do computador. Só opte por clicar na tecla “Responder a todos” se achar que realmente todos da lista precisam ler a mensagen, diz a coach. E cuidado se você pretende responder algo particular só para uma pessoa do grupo para não clicar acidentalmente no “Responder a todos”.

Use os pontos de exclamação com moderação — Se você optar por usar um ponto de exclamação, use apenas um para transmitir emoção, aconselha Barbara. “As pessoas, às vezes, se empolgam e colocam um número sem fim de pontos de exclamação no final de suas sentenças. O resultado pode parecer demasiado emocional ou imaturo”, explica ela.

Seja cauteloso com o humor — Humor pode facilmente ser mal interpretado e não ser usado no tom certo. Em uma troca de mensagens profissional, é melhor deixar o humor de lado, a menos que você conheça muito bem o destinatário. Além disso, algo que você acha que é engraçado pode não ser para os outros.

Saiba que pessoas de diferentes culturas falam e escrevem de forma diferente — Falta de comunicação pode facilmente ocorrer devido a diferenças culturais, especialmente na forma escrita, quando não podemos ver a linguagem corporal do outro. Adapte a sua mensagem dependendo da formação cultural do receptor ou o quão bem você o conhece. Uma boa regra para ter em mente, diz Barbara, é que as culturas de alto contexto (japoneses, árabes ou chineses ) querem conhecê-lo antes de fazer negócios. Por outro lado, pessoas de culturas ocidentais (alemães, americanos ou escandinavos) preferem chegar logo ao ponto, muitas vezes por e-mail mesmo.

Responda a seus e-mails, mesmo que a mensagem não tenha sido destinada a você — É difícil responder a todas as mensagens de e-mail enviados, mas você deve tentar, diz a especialista. Isto inclui até mesmo aquela mensagem que foi enviada acidentalmente a você, especialmente se o remetente está esperando uma resposta. A resposta em si não é necessária, mas o fato de ter dedicado um tempo para avisar que a pessoa encaminhou à pessoa errada serve como boa etiqueta do uso do e-mail, especialmente se essa pessoa trabalha na mesma empresa ou indústria que você.

Além dessas dicas, ressalta a coach, é aconselhável que se leia atentamente a mensagem antes de enviá-la e certifique-se de que o endereço digitado está correto, para não cometer gafes ou parecer pouco profissional, ressalta a coach.

Comments (1)

Perfeito, principalmente “responder a todos” quando o assunto só interessa a alguns.
Incluiria mais uma regra: sela breve.

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